Czy warto być światową stolicą kongresów choćby przez chwilę? Case study 61. ICCA World Congress

Kraków od wielu lat bardzo mocno pracuje, aby być jednym z najważniejszych miast na światowej mapie przemysłu spotkań. Przyznanie praw do organizacji 61. edycji światowego kongresu ICCA (International Congress and Convention Association) było ogromnym sukcesem i dowodem na to, że działania w tym obszarze przynoszą pożądane efekty. Czy goszczenie takich konferencji jak ICCA leży w interesie wszystkich mieszkańców Krakowa? Ile zyskało miasto dzięki temu wydarzeniu?

Poznać i zrozumieć ICCA

International Congress and Convention Association założone zostało w 1963 roku przez grupę biur podróży. Głównym celem stowarzyszenia była wymiana informacji o międzynarodowych konferencjach i kongresach. W połowie ubiegłego stulecia, kiedy internet był tylko projektem, ciężko było o płynny, regularny i co najważniejsze szybki przepływ najważniejszych komunikatów. Doniesienia o tym, że planowane są wielkie wydarzenia branżowe docierały z ogromnymi opóźnieniami. ICCA dzięki zrzeszaniu najważniejszych podmiotów przemysłu spotkań usprawniła wspomniany przepływ informacji.

Rozwój technologii spowodował, że ICCA zdecydowała się na poszerzenie zakresu swojej działalności. Jej głównym celem stało się udostępnianie pola do współpracy podmiotom, które wchodziły w jej skład. Dzięki wspólnym spotkaniom i wymianie doświadczeń, członkowie ICCA mogli w lepszy i skuteczniejszy sposób tworzyć swoją ofertę z zakresu turystyki biznesowej oraz uzyskiwać istotną przewagę konkurencyjną na tym rynku. Wiele organizacji szybko dostrzegło wzrost znaczenia tego stowarzyszenia oraz korzyści wynikające z bycia jego członkami. Najważniejszym z nich był dostęp do największej bazy danych o kongresach z całego świata czy szkolenia i wymiana wiedzy z międzynarodowymi branżowymi ekspertami. Aktualnie w ICCA zrzeszonych jest ponad 1000 podmiotów z ponad 100 krajów z całego świata, w tym krakowskie Kraków Convention Bureau i Centrum Kongresowe ICE Kraków.

Kręta i wyboista droga, która doprowadziła do celu

Pomysł na to, aby Kraków został gospodarzem corocznego kongresu ICCA narodził się już kilka lat temu. Punktem zwrotnym, który dawał stolicy Małopolski ogromne szanse na pozyskanie wydarzenia, było oddanie do użytku Centrum Kongresowego ICE Kraków w 2014 roku. Zanim jednak zdecydowano się na złożenie oficjalnej kandydatury, różne podmioty ze stolicy Małopolski ciężko pracowały nad tym, by spełnić szereg warunków pozwalających na skuteczne ubieganie się o prawo do organizacji tej konferencji. Oficjalny proces poprzez zgłoszenie kandydatury Krakowa rozpoczął się wiosną 2020. Głównym celem było zostanie gospodarzem 61. edycji kongresu ICCA jesienią 2022.

Nie było to możliwe bez zaangażowania i współpracy ponad 30 podmiotów z branży MICE. Podczas transmisji na żywo z wirtualnego studia, zaprezentowano możliwości Krakowa. Nad wszystkim czuwało Kraków Convention Bureau koordynując wszystkie najważniejsze obszary. Ostatecznie Kraków pokonał Ateny oraz Bangkok (stolica Tajlandii zorganizuje 62. edycję kongresu w 2023 roku).

Przeszkody (nie) do przeskoczenia?

Tak jak wspomniano, początek drogi stolicy Małopolski do zostania gospodarzem 61. kongresu ICCA zbiegł się wybuchem pandemii koronawirusa. Obserwując to, że przez wiele miesięcy ciężko było zapanować nad rozprzestrzenianiem się choroby COVID-19, po raz pierwszy pod znakiem zapytania stanęło to, czy wydarzenie w ogóle odbędzie się w 2022 roku. Władze ICCA mając na uwadze bardzo niepewną sytuację zaryzykowały podejmując decyzję o tym, że Kraków został wybrany jako gospodarz kongresu. Stolica Małopolski postanowiła jednak zabezpieczyć się na ewentualność ograniczenia swobody przemieszczania się oraz ilości osób, które stacjonarnie mogłyby wziąć udział w konferencji. Właśnie dlatego w podziemiach Centrum Kongresowego ICE Kraków powstało nowoczesne studio, pozwalające na organizację wydarzeń hybrydowych. Okazało się to doskonałą polisą, dzięki której nie tylko ICCA poczuło się bezpiecznie mając na uwadze nadchodzące wydarzenie.

Początek 2022 roku przyniósł wiele nadziei na to, że najbliższe 10 miesięcy, które pozostały do kongresu nie przyniosą żadnych zaskoczeń i pozwolą na spokojne przygotowania. Wszystko dzięki opanowaniu pandemii koronawirusa, wprowadzeniu szczepień i luzowaniu obostrzeń. Niestety, kolejne niespodziewane komplikacje pojawiły się pod koniec lutego. Chociaż działania wojenne wiosną 2022 toczone były kilkaset kilometrów od Krakowa, władze stowarzyszenia miały ogromne obawy, że wojna w Ukrainie może rozlać się na resztę Europy Wschodniej – w tym Polskę. Poważnie zastanawiano się nad odwołaniem kongresu. Dopiero długie rozmowy i negocjacje przekonały ICCA, że nasz kraj jest bezpieczny i nie ma obaw, że działania zbrojne przeniosą się na terytorium Rzeczypospolitej. Niepewność wzbudziło nagłe

przybycie nowych mieszkańców Krakowa z Ukrainy, uciekających przed wojną. Zastanawiano się, jak wpłynie to na funkcjonowanie samego miasta, czy nie zostanie ono dotknięte komunikacyjnym i organizacyjnym paraliżem. Ostatecznie stanięto na wysokości zadania. Warto podkreślić, że właściwie przeprowadzono kampanię informacyjną. Przekonała ona władze ICCA, że Kraków właściwie radzi sobie z kryzysem.

– Kiedy rozpoczęła się wojna, rozmawialiśmy z organizatorami i oni powiedzieli wprost, że nie chcą do nas przyjechać. Po prostu bardzo się bali sytuacji za naszą wschodnią granicą. Wszystko działo się naprawdę niedaleko, wiedzieli, że na kongres ICCA przybędą ludzie z całego świata. Toczyły się naprawdę długie rozmowy. Zabiegaliśmy o to, żeby przyjechali do ICE Kraków i przekonali się, jak jest naprawdę. Pokazaliśmy im, jak bardzo jest tutaj bezpiecznie. Na początku zarejestrowało się bardzo mało osób, przez co nie wiedzieliśmy, ilu delegatów ostatecznie przyjedzie. Koniec końców wielu gości zrobiło to w ostatnim momencie po przybyciu do stolicy Małopolski. To spowodowało, że ostateczna liczba uczestników wydarzenia przekroczyła nasze oczekiwania – tak sytuację opisywała Izabela Błaszczyk, prezeska zarządu spółki Kraków5020, która jest operatorem Centrum Kongresowego ICE Kraków.

– Proces pozyskania wydarzenia był wieloetapowy. Przez wiele tygodni trwało opracowanie i przygotowanie oferty miasta. Zadania nie ułatwiała pandemia COVID-19 szalejąca wówczas na całym świecie. Masa trudności, w tym potężne ograniczenia związane z podróżami pomiędzy krajami spowodowały, że praktycznie niemożliwa stała się wizyta przedstawicieli komitetu stowarzyszenia ICCA w krajach zgłaszających swój akces do organizacji kolejnych edycji kongresu. Aby jak najlepiej pokazać Centrum Kongresowe ICE Kraków, przygotowano dwie wirtualne prezentacje pokazujące obiekt i miasto. Pierwsza z nich trwała blisko 5 godzin. Na jej potrzeby w bardzo krótkim czasie wyprodukowano cztery filmy – tak drogę do pozyskania kongresu opisuje wiceprezeska spółki Kraków5020 Paula Fanderowska.

Kongres jak żaden inny

Sama opłata konferencyjna na to wydarzenie nie należała do najniższych. Mimo tego ciężko było znaleźć wolne miejsce podczas ceremonii jego otwarcia. Od początku widać było także, że cała organizacja została dopięta na ostatni guzik, ponieważ program kongresu był realizowany bez większych przeszkód. Oprócz oficjalnych wystąpień nie zabrakło także występów artystycznych, które uświetniły ceremonię. Zanim 61. Kongres ICCA został zainaugurowany, tego samego dnia doszło do odsłonięcia kolejnego drzewa w Alei Kongresowej, ciągnącej się wzdłuż ulicy Monte Casino. Uczestniczyły w nim władze stowarzyszenia i przedstawiciele Krakowa.

Początkowo tematyka wydarzenia opierała się na trzech głównych obszarach: DEI (ang. diversity, equity and inclusion), sustainability (ang. zrównoważony rozwój) i legacy (ang. dorobek). Szybko okazało się jednak, że zagadnienia wykraczają poza pierwotnie przyjęte ramy. Przede wszystkim mowa tutaj o wojnie w Ukrainie i o potrzebie pomocy osobom, które cierpią podczas tego konfliktu. Wpisywało się to w hasło wydarzenia brzmiące Together we can (ang. Razem damy radę). Nie zapomniano także o akcjach pod szyldem społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR). Za ich organizację odpowiadało Kraków Convention Bureau. Dokładniej o tym na czym one polegały i jaki przyświecał im cel mówi kierowniczka biura, Małgorzata Przygórska-Skowron.

– Organizacja przez Kraków akcji CSR, w które mogli się zaangażować uczestnicy Kongresu, była dla Stowarzyszenia ICCA bardzo istotnym elementem programu. Takie działania na miejscu są zawsze ważne dla organizatorów kongresów, zwłaszcza międzynarodowych – w tym roku było to tym bardziej istotne ze względu na trwającą wojnę na Ukrainie, która budziła wiele wątpliwości co do bezpieczeństwa i liczby uczestników wydarzenia. Bardzo wysoka frekwencja była mocnym wyrazem solidarności z krakowską i europejską branżą przemysłu spotkań, zaś pomoc społeczności ukraińskiej wręcz naturalną koleją rzeczy.

Delegaci bardzo chcieli się zaangażować w konkretne działania pomocowe, stąd zaproponowaliśmy akcje takie jak Zupa dla Ukrainy czy sortowanie darów z #Team Kraków dla Ukrainy. Miały też miejsce działania skierowane do lokalnych odbiorców: zbiórka upominków Gift of Love, której beneficjentami byli podopieczni bursy młodzieżowej czy sprzątanie kamieniołomu LIBAN.

– Działania te pokazują, że międzynarodowe wydarzenia nie są hermetycznymi obradami specjalistów, ale wchodzą w tkankę miasta. W Krakowie propagujemy myślenie o kongresach w kategoriach „dziedzictwa”. Wierzymy, że nie stanowią one epizodu w życiu miasta, lecz mają potencjał, by pozytywnie oddziaływać na lokalną społeczność. – podkreśliła Monika Popiołek z Krakow Convention Bureau.

61. kongres ICCA trwał 4 dni i zakończył się 9 listopada. Podczas ceremonii zamknięcia wydarzenia ze strony nowo wybranej prezeski stowarzyszenia Marty Gomes w stronę Krakowa popłynęło wiele podziękowań i pochwał za doskonałą organizację konferencji. Było to doskonałe świadectwo potwierdzające, że blisko trzyletnia praca krakowskich podmiotów z branży MICE nie poszła na marne stając się fantastyczną wizytówką dla całego miasta.

Ile tak naprawdę zyskał na tym Kraków?

Stolica Małopolski dzięki goszczeniu międzynarodowego kongresu ICCA odniosła naprawdę wiele korzyści. Czasami ciężko dostrzec gołym okiem pewne kluczowe aspekty, dlatego należałoby mocniej się nad nimi pochylić. Duże wydarzenie to przede wszystkim goście z całego świata, którzy muszą znaleźć miejsca noclegowe na kilka dni. Bardzo dużym powodzeniem cieszyła się baza hotelowa zlokalizowana stosunkowo blisko Centrum Kongresowego ICE Kraków. Kongres ICCA znacząco przełożył się na ich zyski finansowe. Uczestnicy wydarzenia wiele podróżowali także po całym mieście, chętnie korzystając z transportu zbiorowego oraz usług przewozowych. Dokładniej przyjrzał się temu prof. dr hab. Krzysztof Borodako z Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie.

– Z całą pewnością wydarzenia międzynarodowe takiej rangi jak kongres ICCA 2022, zorganizowany w Krakowie, to ogromna korzyść wizerunkowa dla miasta. Ale oprócz tego typu korzyści, kongresy oddziałują na wiele innych sfer życia miasta. Wybierając Kraków organizator wydarzenia płaci krakowskim firmom za ich usługi – jak choćby obiektowi za przyjęcie wydarzenia, hotelarzom za noclegi, restauratorom za wyżywienie, a firmom transportowym za transfery. Atrakcje turystyczne także korzystają z organizacji w mieście kongresu, ponieważ uczestnicy chcą poznać kulturę i dziedzictwo miasta (i regionu), do którego przyjeżdżają na kongres.

Należy także podkreślić korzyści bezpośrednie dla samych mieszkańców związanych zawodowo z rynkiem turystyki biznesowej – jak określana jest branża spotkań. Osoby te dzięki przyjazdom zagranicznych uczestników wydarzeń mają miejsca pracy, a tym samym otrzymują wynagrodzenia, które pozwalają na utrzymywanie swoich rodzin. Miejsca pracy generowane, i z upływem czasu utrzymywane dzięki działalności branży spotkań, to także podatki płacone przez pracodawców i pracowników, których część trafia do budżetu miasta Krakowa. A te wydawane są dla wszystkich mieszkańców w budżecie miasta Krakowa

W 2017 roku prof. Borodako wraz z grupą naukowców z UEK sporządził dla Małopolskiej Organizacji Turystycznej raport „Wpływ ekonomiczny BRANŻY SPOTKAŃ na gospodarkę Krakowa” opracowany na podstawie przeprowadzonych badań. Wykazano w nim, że udział PKB wytworzonego przez branżę spotkań i wydarzeń w 2017 roku w PKB gospodarki miasta Krakowa wyniósł 3,38 %. Udział branży przemysłu spotkań w zakresie zatrudnienia (wyrażonego jako Full Time Equivalent) z uwzględnieniem efektów mnożnikowych, w stosunku do zatrudnienia w całej gospodarce Krakowa wyniósł 5,5%. Udział sumy podatków i opłat wygenerowanych przez branżę spotkań w dochodach budżetu miasta Krakowa w 2017 roku, z uwzględnieniem efektów mnożnikowych, wyniósł 2,97%. Na tej podstawie można sformułować wniosek, że przemysł wydarzeń znacząco wpływa na rozwój gospodarczy stolicy Małopolski. Choć prezentowane dane są z 2017 roku, to na podstawie ilości wydarzeń organizowanych w Krakowie i Centrum Kongresowym ICE Kraków w ostatnich 6 latach można stwierdzić, że branża spotkań w regionie stale się rozwija przynosząc miastu coraz większe zyski.

Prof. Borodako wspomniał także o jeszcze jednym istotnym aspekcie, mianowicie o zyskach wizerunkowych stolicy Małopolski. Kongres ICCA poważnie wpłynął na promocję miasta, o którym wspominały nie tylko polskie media branżowe. Nie zabrakło wzmianek w angielskojęzycznych serwisach jak “AMI Magazine”, “Conference & Meetings World”, “CIM Magazine”. Został on także opisany w hiszpańskiej i argentyńskiej prasie informującej o  przemyśle spotkań. W polskich mediach najszerzej to wydarzenie zostało zrelacjonowane przez czasopismo Think MICE. To pokazuje, że Kraków dzięki kongresowi ICCA przewinął się na ustach ludzi z każdego zakątka globu. Ostatecznie udział w konferencji wzięło ponad 900 osób z 80 krajów.

Jedną z uczestniczek kongresu ICCA była dyrektorka zarządzająca European Association of Neurosurgical Societies (EANS), Valentini Amarantidou. Doskonała organizacja wydarzenia, w którym wzięła udział, zrobiła na niej bardzo pozytywne wrażenie. Następstwem jej wizyty jest wielki międzynarodowy kongres w 2028 roku. EANS postanowiło, że stolica Małopolski będzie gospodarzem konferencji europejskich towarzystw neurochirurgicznych. Podobne wrażenia jak Valentini Amarantidou miały władze stowarzyszenia ICCA, oceniając, że Kraków stanął na wysokości zadania organizując jeden z najlepszych kongresów w historii ich stowarzyszenia.